默默堅守擔使命,砥礪前行再奮蹄——記學?!叭珖痉稊底謾n案室”服務團隊

供稿單位: 編輯發布:宣傳部 日期: 2020-06-10

近日,我校數字檔案室獲批“全國示范數字檔案室”,標志著我校數字檔案室建設達到國內一流水平。榮譽的取得是全體檔案工作人員多年來擔當作為、默默堅守的結果。下面讓我們一起聆聽“輕工大檔案人”的故事。

一枚簽章,改變服務理念

 

在傳統檔案管理理念和模式下,要想調閱一份學生檔案,需要攜帶介紹信、有關證件等材料,親自到檔案館,經檔案管理人員查詢后,方可將有關檔案材料帶離,完成檔案調閱。正常情況下,跑個兩三趟是難免的,若是身在外地,就更加麻煩。如果有一枚電子簽章,這一切將完全改變。但是,大家已經習慣了紙質材料簽字蓋章,對這個互聯網時代新產物的安全性存在疑慮。時任館長管洲教授親自帶領同事先后赴華南理工大學、江西財經大學等多家單位調研。有一次好不容易約到某審計局檔案工作負責人,為了不錯失學習的機會,他們立即出發,買不到高鐵票就買了站票,在普快餐車上蹭了十來個小時,結束之后當天下午又匆匆返回,繼續投入工作。經過走訪調研,形成1萬余字的調研報告,詳細說明了電子簽章用于檔案管理的優勢與必要性,在學校領導的大力支持推動下,學校電子簽章順利落地??ú弊拥亩曼c打通后,既可實現檔案在線采集、歸檔、查詢等服務,為全國示范數字檔案室通過驗收提供必要條件,同時為學校推進“一網通辦”“電子發文”打下了基礎。原來需要人員往返、溝通交流的學歷查詢、檔案調閱等事項,現在只需要一個電話、一個郵件即可辦理。特別在疫情期間,交通出行受限的情況下,檔案館董麗麗、劉丹心和劉亞楠等老師加班加點,為考研復試、學生出國、畢業生就業、參軍入伍、校友提干等遠程提供檔案查詢服務300余次。如果沒有這枚電子簽章,疫情期間就無法及時提供這些服務,可能會影響師生校友前程。許多享受到此項便利的校友激動地說:“多虧母校及時給我們提供檔案材料,解決了我們的燃眉之急,不然我們將失去改變命運的機會,我為母校的發展感到驕傲,衷心祝愿母校越來越好?!币幻峨娮雍炚碌耐菩?,撬動了整個服務理念的改變。

一套系統,創新服務方式

2015年,我校入選了國家檔案局首批數字檔案室建設試點單位,能否建成全國示范數字檔案室,關鍵在于一套符合要求的檔案管理系統。但是,經過多次考察、試用對比,當時市場上的檔案管理系統均不能滿足高校數字檔案室建設的需求。檔案館楊朝欽老師說:“為之則易,不為則難,沒有我們就自己干,與軟件公司合作開發?!睂W歷史出身的楊朝欽無疑是軟件開發“門外漢”,其中困難可想而知。為了解決這一難題,他從系統運行、功能實現、系統維護等方面不斷學習,反復與軟件公司溝通,歷時兩年,終于推出了第一代輕工大定制版檔案管理系統。為了精益求精、完善系統,他又跑到國家檔案局現場演示系統,征求專家建議,不斷悉心打磨。經過他們的不懈努力,這套經軟件公司和輕工大人千錘百煉的檔案管理系統終于建成,不但為學校建設全國示范數字檔案室提供了核心支撐,也成為其他高校爭相學習的對象,真正樹立了全國高校數字檔案管理創新服務的典范。

一支隊伍,點亮服務形象

 

檔案館的展廳陳列著建校40余年來的特色成果,是學校對外宣傳的一個重要窗口。展廳建成之初,沒有專業講解人員,在主管副校長方少明的關心指導下,管洲和郭彩峰老師在相關院系支持下從學生中精選一批優秀苗子,拉起了一支學生講解員隊伍。利用國慶假期時間,請了專業老師進行培訓,他們跟著學生一起邊學邊練邊教。講解團隊中有的學生感到練習強度太大,想打退堂鼓,可看到老師們都這么辛勤付出,言傳身教,也有了堅持下去的動力。經過培訓和反復演練,檔案館培養的首批講解員先后在更名大學、教學評估、文明單位復查等重大關頭,以出色的表現贏得了各級領導、專家的好評。不僅如此,他們得益于管洲和郭彩峰老師的悉心培養,在求職就業、考研面試中表現突出,受到了用人單位和報考學校的青睞,在首批畢業的五名講解員中,有三名考上了研究生,其中兩名被澳大利亞昆士蘭大學等海外名校錄取。畢業后返回母校,他們飽含深情地說:“是做講解員的經歷改變了我們的人生軌跡,今后會繼續發揚‘輕工大講解員精神’,為學校爭得更多榮譽”。

一份堅持,彰顯服務初心

檔案收集、加工工作是檔案業務工作的活水源頭,紛繁復雜、環節眾多。為了使檔案收集工作做到全面、嚴謹、規范,學校根據實際情況制定了檔案管理辦法、立卷歸檔規范、實物和榮譽類檔案歸檔辦法等一系列規章制度,確保檔案能全面記錄、反映學校辦學的歷史軌跡。為此,王曉瑩和古西敏兩位老師經常跑到各單位征集檔案,指導檔案員開展工作,提高部門檔案歸檔的規范性。收集回來的紙質檔案要經過整理、編目、裝訂、立卷、掃描、錄入等工作程序,有時候為了完善缺項、漏項,還要多次溝通、補充。檔案工作在外人看來很枯燥,日復一日,年復一年與文件資料打交道,但他們確有不同的看法,王曉瑩和古西敏說:“我們在做一件每天都不一樣的事情,每天經手的資料、實物、音頻、視頻等都是彌足珍貴的,只有把檔案工作做實做細做長,后人才能了解學校發展的歷史,每個輕工大人的成長軌跡才能得以珍藏?!?/span>

當問到大家今后有什么打算時,他們說我們要牢記校黨委俞海洛書記的叮囑:“我們都是檔案人,每一位輕工大人都要通過自己的努力讓學校的檔案更加的充實,歷史更加厚重,事業更加出彩”;站在新的起點上,感到肩上的責任更重了,我們要繼續秉承“為之則易,不為則難”和“樸實 務實 扎實”的輕工大精神,珍惜榮譽、再接再厲,切實發揮好“全國示范數字檔案室”典型帶動作用,為推進高水平輕工業大學建設提供有力支撐。(通訊員:劉欣)

 


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